Seis mandamentos para não gastar tempo em reuniões inúteis

“A maior parte dos profissionais vê a perspectiva de uma reunião de duas horas com o mesmo entusiasmo que Prometeu aguardava a chegada da águia que, diariamente, era enviada pelos deuses para bicar seu fígado”. Esta é a frase de abertura de um artigo do blog Bartleby, da revista inglesa The Economist, que viralizou nesta segunda-feira (2).

De forma bem-humorada, o texto postula que “80% do tempo de 80% das pessoas em qualquer reunião é jogado no lixo”. Como evitar reuniões tediosas e inúteis? O autor sugere algumas medidas: 

1. Poucos e bons

É um paradoxo: profissionais odeiam ir a reuniões, mas também não gostam de ser excluídos de conversas coletivas. Por isso, muitos gestores tendem a convidar mais gente do que deveriam. Há poucas ocasiões em que reuniões gerais são mandatórias: anúncios de troca de liderança ou estratégia, e comunicação de cortes. Para demais assuntos, é melhor reunir pequenos grupos. 

2. Preparo é a chave

Reuniões só funcionam se a pauta for divulgada com antecedência. Assim, todos se preparam.

3. A ordem dos fatores altera o resultado

Se a reunião tiver como objetivo persuadir a equipe a seguir uma decisão, é melhor que pessoas aliadas ao gestor comecem falando e conduzam a discussão. 

Se a missão for ouvir ideias e problemas do time, é melhor encorajar os funcionários a começarem a discussão, e é aconselhável estabelecer uma regra de “não-interrupção”. Outra boa opção é utilizar ferramentas que permitam que as pessoas façam sugestões e observações antecipadamente, de forma anônima. 

4. Comece do começo, vá até o fim, então pare

Há a tentação de deixar o que é mais importante — e, portanto, que tem mais potencial para gerar discussões — para o final. Gasta-se menos tempo começando pelo que é prioridade.

5. A reunião aconteceu, e daí? 

Não faz sentido fazer uma reunião se, depois, não houver comunicação clara do que tiver sido decidido. É comum que diretores deixem uma reunião sem sequer ter certeza o que ficou combinado. 

6. Melhor não tê-las

O artigo conclui que, na maior parte das vezes, a decisão mais eficiente é simplesmente diminuir a quantidade de encontros. Grupos de mensagens permitem que a gerência e os subordinados mantenham contato de forma sucinta e objetiva na maior parte das situações. Então, vale o mandamento: só chame uma reunião se tiver certeza de que ela é absolutamente necessária.