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A melhor forma de otimizar o tempo é se livrar da agenda

Anotar as atividades diárias em um calendário pode causar mais perda do que ganho de tempo, à medida que o ato pode gerar ansiedade sobre a próxima tarefa

Você com certeza já teve a sensação de que não dispõe de tempo suficiente para fazer tudo o que quer. Não se preocupe, você não é o único que sofre com esse problema tão comum na pós-modernidade. Por causa disso, as pessoas costumam manter um calendário onde anotam todas as atividades do dia. A prática do agendamento é considerada um recurso eficiente para organizar a rotina. No entanto, especialistas descobriram que essa técnica pode acabar atrapalhando o tempo livre que poderia ser dedicado a outras tarefas, além de tornar as pessoas menos produtivas. Por quê? Antecipação.

Segundo a CNN, duas pesquisas recentes mostraram que 51% dos entrevistados usam o aplicativo “calendário” regularmente, enquanto 63% dos funcionários de escritório o consideram “muito importante”. O problema é que, quando estamos cientes de que a data (ou hora) de um compromisso se aproxima – uma reunião ou telefonema, por exemplo – tendemos a nos sentir inquietos, com a sensação de que o tempo está encolhendo e não será suficiente para fazer o que precisar ser feito antes da tarefa programada.

Sofrer por antecipação

Um estudo publicado na revista científica Journal of Consumer Research, procurou entender melhor como as pessoas lidam com os compromissos. No primeiro experimento, os pesquisadores perguntaram aos participantes de uma conferência acadêmica quais deles estariam presentes no discurso presidencial que ocorreria dentro de uma hora. Aqueles que confirmaram presença no evento relataram que o período que antecedeu o evento pareceu mais curto do que para aqueles que decidiram ir de última hora.

No segundo experimento, uma parcela dos participantes foi orientada a imaginar que receberia a visita de um amigo dentro de uma hora, enquanto a outra metade deveria imaginar-se sem planos. Em seguida, os pesquisadores questionaram quanto tempo eles poderiam passar lendo na próxima hora. Os voluntários que que tinham compromisso – iriam receber a visita do amigo – responderam que poderiam ler durante 40 minutos. Já aqueles de agenda livre relataram que tinham 49 minutos de leitura.

Diante dessas respostas, os pesquisadores concluíram que a consciência de uma atividade futura é capaz de diminuir o tempo que poderia ser aplicado em outra atividade. De acordo com a equipe, a presença de um compromisso “força” um redirecionamento da atenção, pois o indivíduo acaba se preparando mentalmente para sua chegada. Por causa disso, o intervalo até a atividade programada acaba se tornando limitado e insuficiente.

Muito tempo, pouca realização

Um terceiro experimento forneceu aos participantes um calendário vazio que deveria ser preenchido com o máximo de precisão com as tarefas do dia seguinte, o que permitiria aos pesquisadores calcularem quanto tempo livre os voluntários teriam entre cada compromisso.

Depois do preenchimento, os participantes receberam uma oferta para participar de outra investigação, na qual teriam que escolher entre participar de um estudo online que levaria 30 minutos e renderia 2,5 dólares ou se inscrever em um segundo estudo, também online, com 45 minutos de duração, para receber 5 dólares. Nesse período, cada um deles dispunha de pelo menos uma hora de intervalo na agenda para participar dos estudos.

No entanto, a metade dos participantes os pesquisadores disseram que esses estudos ocorreriam uma hora antes do próximo compromisso anotado na agenda. Aos demais, eles disseram que teriam tempo suficiente para participarem de qualquer uma das pesquisas e ainda disporiam de meia hora livre, antes do próximo evento. O resultado mostrou que, apesar de mais lucrativo, o estudo de 45 minutos foi menos escolhido pelos participantes, mesmo que houvesse tempo suficiente.

Redirecionamento de atenção

Em outra avaliação foi possível notar que a mera menção do início de uma atividade pode redirecionar a atenção das pessoas. A descoberta foi feita depois que os pesquisadores dividiram os participantes em grupos nos quais eles tinham cinco minutos livres para fazer o que quisessem e outro no qual teriam uma atividade dentro de cinco minutos. O segundo grupo não foi capaz de passar muito tempo fazendo outra tarefa, como checar e-mails ou verificar as redes sociais, já que a mente deles estava focada na proximidade do compromisso seguinte.

Planeje melhor

Embora pareça que a rotina corrida não nos permite fazer muito, os experimentos descritos acima mostram que o maios problema é a preocupação antecipada com esses compromissos. A famosa ansiedade, que nos impede de realmente aproveitar o tempo “livre” entre um compromisso e outro.

Ainda assim, estratégias de planejamento podem ser úteis para evitar o mau aproveitamento do dia. Uma forma eficiente e prática é agendar os compromissos mais próximos uns dos outros, assim haverá menos intervalos entre as atividades e um tempo maior ao final, que poderá ser utilizado de forma mais efetiva uma vez que as pessoas não vão se prender à chegada de outro evento.