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E-mail. Sabendo usar, não vai sobrar

Muitas horas de trabalho são desperdiçadas na administração de e-mails desimportantes ou na elaboração de respostas. Conservar um grande número de mensagens na caixa de entrada também atrasa o andamento do trabalho e ainda faz o usuário confundir prioridades na hora de responder aos remetentes. No livro Simplifique Sua Vida, de Werner Tiki Küstenmacher e Lothar J. Seiwert, há sugestões de administração de e-mails colhidas com Nathan Zeldes, especialista de produtividade da Intel. Eis algumas:

AO RECEBER

• RESPONDER IMEDIATAMENTE
Isso evita uma nova leitura depois. Se não for possível dar a resposta na hora, pelo menos acuse o recebimento.

• DELETAR SEM ABRIR
Muitas mensagens podem ser deletadas após a identificação do remetente ou do assunto. Filtros para lixo eletrônico também são úteis.

• INSTALAR UMA PASTA PRÉ-LIXEIRA
Se ninguém voltar ao assunto em um mês, pode-se excluir o e-mail definitivamente.

AO RESPONDER

• INVENTAR ABREVIAÇÕES
Combine com os colegas com quem troca correspondência mais freqüentemente abreviações para sinalizar a importância das informações. "AU", para "assunto urgente", ou "Info", para "notificações", por exemplo.

• USAR A LINHA DE ASSUNTO
Algumas mensagens podem ser totalmente escritas na linha do assunto. Pode-se escrever "fim", ao terminar, para que o destinatário saiba que não precisa abrir o e-mail.

• EVITAR VÁRIOS DESTINATÁRIOS
E-mails coletivos são para casos excepcionais. Eles, em geral, resultam numa enxurrada de respostas cruzadas.

• USAR ANEXOS COM MODERAÇÃO
Arquivos anexados demoram para ser abertos e quase sempre poderiam ter o conteúdo explicitado no corpo da mensagem. Além disso, quando enviados para pessoas com quem se tem pouco contato, podem despertar suspeitas quanto a vírus.

• CRIAR PASTAS COM SUAS RESPOSTAS
O computador pode ter um esquema de organização semelhante ao usado para os papéis. Mensagens enviadas podem ter cópias salvas em pastas temáticas após a leitura. Fica fácil localizá-las depois. É recomendável o mesmo procedimento para as mensagens recebidas.

Colaboraram Luís Perez, Neide Oliveira e Roberta Faria