Guia
Muita reunião - e pouco resultado

Monica Weinberg

Uma pesquisa recente quantificou algo que há tempos se observa no ambiente empresarial: reuniões consomem a metade da jornada de trabalho de um típico executivo brasileiro – e muitas vezes não chegam a lugar nenhum.

O dado, revelado numa pesquisa feita pelo Instituto Tríade do Tempo com base em 2 000 entrevistas, mostra que o Brasil, nesse quesito, se assemelha aos Estados Unidos. Os funcionários brasileiros costumam descrever tais encontros como "martírios intermináveis". Para as empresas, por sua vez, o número de horas desperdiçadas em reuniões improdutivas causa outra espécie de prejuízo – este, financeiro. Estima-se que uma companhia de porte médio gaste algo como 1 milhão de reais por ano para manter seu quadro de executivos em encontros desnecessários. Com base nessa e em outras pesquisas, a pedido de VEJA, um grupo de especialistas reuniu os erros mais comuns cometidos em reuniões de trabalho, especialmente tediosas quando são dominadas por clichês corporativos (abaixo, os preferidos dos oradores). A seguir os comentários.

Erro: não cabe nem mais uma mosca na sala
O que dizem as pesquisas: 30% dos presentes não têm relação direta com o assunto discutido, muito menos poder para pôr as decisões em prática 
O que funciona: limitar o grupo a dez pessoas. É o suficiente para que cada participante fale por cerca de dez minutos e ainda assim o encontro tenha uma duração razoável. Caravanas de funcionários resultam em discussões superficiais e tomam o dobro do tempo para chegar ao mesmo lugar

Erro: o chefe desanda a falar
O que dizem as pesquisas: 25% do tempo consumido numa reunião se deve a assuntos laterais, sem nenhum vínculo com aquele que levou ao encontro nem um interesse genuíno para a empresa
O que funciona: distribuir aos convocados uma espécie de roteiro, com temas e tempo previsto para a exposição de cada um. Parâmetros como esses são uma maneira de demarcar os limites para os mais prolixos – e diminuir o tédio dos ouvintes

Erro: sobra assunto,
mas ninguém ouve
O que dizem as pesquisas: 70% dos oradores trazem à tona assuntos demais e reservam para o final justamente aquele que motivou a reunião. A essa altura, a concentração dos participantes já caiu à metade
O que funciona: não apresentar mais do que três temas por encontro – limite médio de atenção numa situação dessas – e fazer o básico: começar pelo mais importante. O intervalo do café também está associado a maior eficácia da reunião

Erro: uma reunião leva a outra – e o assunto nunca se resolve
O que dizem as pesquisas: executivos de grandes empresas brasileiras permanecem cinco horas por dia numa sala de reunião. O excesso se deve à falta de objetividade: sem conclusão, um encontro costuma levar a outro
O que funciona: deixar para fazer uma grande reunião apenas quando o tema envolve diferentes áreas da empresa. Fora isso, é mais eficaz para assuntos circunscritos a um setor resolver as questões entre o chefe e um ou dois subordinados – algo básico, porém pouco aplicado

Erro: apresentação "chata"
O que dizem as pesquisas: esse é o adjetivo mais usado por 60% dos executivos ao descrever os encontros aos quais costumam comparecer. Eles afirmam: "Reunião dá sono"
O que funciona: planejar reuniões de não mais de uma hora e meia e tentar alterar o formato de idade da pedra com medidas simples. Uma delas é encurtar as apresentações visuais, descritas com o mesmo enfado dedicado a um mau orador. A outra é designar alguém com quem se revezar na exposição: dois timbres de voz atraem mais atenção do que um só. E (talvez a mais eficaz de todas) jamais apagar a luz

Corra dos chavões

Reuniões são ambientes propícios à repetição de clichês do mundo corporativo. Na tentativa de rebuscar o português, eles só causam prejuízo à clareza de idéias – e à própria correção no emprego do idioma. Exemplos comuns: 

Agregar valor
Lugar-comum, é empregado para dar sentido positivo a tudo: idéias, lugares e pessoas

Consensar
Verbo utilizado em reuniões para se referir a uma eventual unanimidade, não existe no dicionário

Realizar
No jargão corporativo, virou sinônimo de dar-se conta, perceber – tal qual no inglês (to realize)

Operacionalizar
Por que não fazer, executar ou praticar?

Pensar fora da caixa
Numa reunião, é o mesmo que ser criativo. A expressão surgiu na década de 60 com a popularização de um jogo muito usado por empresas de recrutamento. Para chegar à pontuação máxima, era preciso olhar para fora dos limites de um quadrado

Você é bom de reunião? O teste a seguir, elaborado com base em pesquisas coordenadas pelo consultor em reuniões (sim, essa é uma especialidade) Christian Barbosa, classifica os oradores em três tipos. Saiba em qual você se enquadra: 1. Só participa das suas reuniões quem tem poder de decisão Sempre Às vezes Nunca 2. Você estipula limite de tempo para os encontros Sempre Às vezes Nunca 3. A pauta se limita ao roteiro original Sempre Às vezes Nunca 4. Organiza atas e outros comunicados pós-reunião Sempre Às vezes Nunca 5. Gosta de ouvir diferentes pontos de vista e sugestões Sempre Às vezes Nunca 6. Suas reuniões duram menos de uma hora Sempre Às vezes Nunca 7. Consegue lidar bem com eventuais conflitos entre seus funcionários  Sempre Às vezes Nunca Total: pontos     RESULTADO Até 8 pontos Tipo: aniquilador de reuniões Com você, elas são tudo, menos produtivas – e atraentes. A cada nova convocação, provavelmente sua equipe se sente desmotivada com a iminente perspectiva de perder tempo De 9 a 16 pontos Tipo: aprendiz Suas reuniões são razoavelmente bem-sucedidas: estimulam a equipe e chegam a algum lugar. Objetividade, no entanto, ainda não é sua maior qualidade  Acima de 17 pontos Tipo: especialista Você não despreza as técnicas básicas de uma boa reunião: organiza temas, controla o tempo e mira objetivos. Raridade em seu meio, pode (e deve) passar o conhecimento adiante   Maurilio Clareto A executiva Adriana Tieppo: já foi "aniquiladora", hoje é "aprendiz"

Publicidade