Na luta contra o relógio
Existe uma fórmula para não
perder tempo no trabalho? Com a palavra os executivos e
especialistas
Tatiana Chiari
Pessoas de agenda cheia vivem em busca de uma solução
para economizar tempo. O empresário Antônio
Ermírio de Moraes informa que não lê
e-mails nem correspondências sem que tenham passado
antes pela triagem das secretárias. Pudera. Ele cuida
de um dos maiores grupos empresariais do país e dedica
três horas por dia à assistência social.
Não sobra tempo para mais nada. O publicitário
Washington Olivetto acredita que ganhará tempo se
conseguir deixar claro para os interlocutores que seus minutos
valem ouro. Demonstra isso de duas maneiras. Ou faz reunião
em pé para ser mais breve, ou senta-se à frente
do funcionário para despachar o problema imediatamente.
Vânia Ferro, a principal executiva da 3Com no Brasil,
acha que ganha tempo se não tiver secretária.
Prefere controlar os compromissos por meio das mensagens
deixadas em sua caixa de voz e secretária eletrônica.
O desejo de todos é o mesmo: já que não
existe o dia de trinta horas, é fundamental criar
estratégias para podar a perda de tempo. Com uma
agenda atribulada, a lógica é livrar-se o
mais rápido possível de um compromisso para
poder dedicar-se a outro.
Todo mundo sabe como é fácil perder tempo
no trabalho. É aquela conversa fiada no cafezinho
a cada duas horas, um bate-papo um pouco mais longo na sala
do colega, uma passeada por sites da internet ou a troca
de e-mail com a amiga do departamento comercial. Não
é preciso conhecer administração de
empresas para saber que essa é a rotina de qualquer
escritório ou consultório. Como os hábitos
se solidificam e até servem de base para a construção
de teorias, há correntes que defendem que essa perda
de tempo é uma das grandes armas anti-stress do executivo.
Já pensou um ambiente de trabalho sem cafezinho nem
uma certa dose de improdutividade? Os departamentos de recursos
humanos vivem tentando combater esse comportamento, mas
nada que tenham feito se mostrou tão eficiente quanto
explicar ao funcionário que ele perde mais do que
a empresa em caso de desperdício. Afinal, a única
forma de compensar esse tempo é estender a jornada
de trabalho, fazer o famoso serão ou levar serviço
para casa. A atitude compromete a vida familiar do empregado
e seu desempenho na firma. "Não há dúvida
de que o profissional acaba pagando um preço elevado
pela perda de tempo", diz Jorge Renato Bruno, professor
de administração de tempo da Fundação
Mudes, especializada em pesquisa para o desenvolvimento
econômico e social, no Rio de Janeiro.
Uma pesquisa recente mostrou que os funcionários
das companhias americanas perdem em média 30% de
seu dia navegando sem rumo na internet e respondendo a e-mails
particulares. Contabilizando-se as demais perdas, há
quem sustente que, de uma jornada de oito horas diárias,
o profissional dedique apenas cinco ao trabalho para o qual
é remunerado. Existe uma vasta literatura que sugere
formas de aumentar a produtividade, ensinando truques para
tornar o expediente mais eficiente. Três em cada grupo
de quatro especialistas que lidam com administração
do tempo dizem que estabelecer objetivos é a chave
do segredo. Eles falam que é preciso ter metas claras
para domar melhor o tempo. Outro bordão muito repetido
é: aprenda a dizer não. Um terceiro: não
combine compromissos demais. São técnicas
úteis, mas que não resolvem o problema se
tomadas isoladamente.
Em primeiro lugar, esses livros insinuam que os seres
humanos podem transformar-se em máquinas capazes
de manter uma rotina perfeita, sem deslizes. E não
é assim. Em segundo lugar, os conselheiros desprezam
que o tempo é sinônimo de poder e que esse
exercício de poder permeia a rotina de um escritório.
Quando um profissional vai a uma companhia pedir emprego,
às vezes é obrigado a esperar quatro horas
para ser atendido. Por quê? Porque quem vai recebê-lo
sabe qual é o lado fraco da corda naquele instante.
Isso também pode acontecer com o fornecedor ou o
comprador de determinado produto – tudo depende de que
lado está a força na transação.
Se um gerente recebe a visita de um subalterno, pode deixá-lo
aguardando até que finalmente se disponha a atendê-lo.
Quando o mesmo gerente vai à sala do diretor, enfrenta
situação semelhante. Esses exemplos mostram
casos flagrantes de desperdício de tempo, mas se
referem a situações em que o tempo não
pertence a quem o desperdiça. Por essa razão,
não pode ser economizado.
Antônio Ermírio de Moraes recebe todos os
dias dezenas de pessoas com projetos e idéias na
mão. Nas ruas, as pessoas param para pedir-lhe emprego.
Ermírio já fez as contas. Se ele atendesse
todas, não faria mais nada na vida. Por isso, criou
um sistema de filtragem. São duas supersecretárias
que cuidam de tudo em sua vida: agenda, compromissos e prioridades.
Washington Olivetto tem outra tática: substitui telefonemas
por e-mail. Luiza Helena Trajano Rodrigues, a superintendente
do Magazine Luiza, transformou uma loja obscura num modelo
de administração. Tem a própria receita
de sucesso: não deixa papel acumulado em cima da
mesa e sempre delega funções. Vale a pena
conhecer fórmulas encontradas por gente famosa e
bem-sucedida para economizar tempo, mas atenção:
é impossível dizer qual das receitas vai dar
certo para você.
Com reportagem de
Adriana Setti
